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ERP软件选型的过程和方法研究

點擊率:發佈時間:2013-06-05 09:17:06

 

ERP进入我国后高达70%的失败率让众多企业望而却步,原因之一就是没有做好软件选型的工作。遵循科学的选型过程并采用有效的选型方法是ERP实施成功的重要保证,本文正是在此情况下应运而生。

 

  1 ERP软件选型的基本原则

 

  由于ERP软件的复杂性,企业在选择产品时应遵循如下几个原则。

 

  1.1 适用性原则

 

  ERP软件选型是针对某一特定企业进行的,选择的标准是相对于本企业优,而不是简单的对各家ERP供应商应用软件产品的优劣进行排序。这意味着适用于该特定企业的ERP软件产品,不一定也适用于其他企业。被该特定企业选中的ERP软件不一定是优的,未被选中的也并非一定是不好的,但被选上的对该特定企业来说应该是优的。

 

  1.2 符合企业集成环境

 

  企业在应用ERP系统时,往往要与其他系统集成起来,比如将ERP系统同CAD/CAM、自动化系统集成起来形成CIMS制造环境。但由于企业在规模、生产类型和行业特征上的区别,其面临的ERP环境相对于其他企业也是不同的,有时候甚至存在相当大的差异,具体表现在集成对象、集成方法等方面。因此,企业在选择ERP软件时还必须全面考虑日后的集成环境,在此基础上做出优选择。

 

  1.3 遵循科学的选型过程和有效的选型方法

 

  科学的选型过程能够使企业全面考虑自身情况和各ERP供应商的产品与服务,使其既能知己知彼,百战不殆,又不会漏掉潜在的对本企业来说优秀的软件,造成不必要的损失。大部分企业在ERP选型的后阶段往往面临三两个优秀产品而无所适从的情况,此时必须采用有效的选型方法,综合考虑选型各方面的因素,才能做出正确决定。

 

  2 ERP软件选型过程

 

  ERP软件选型对于企业ERP项目的成功非常重要。可以按步骤进行选型。

 

  ①创造愿景 愿景为企业中所有成员指明了努力的方向,通过创造极具挑战性和吸引性的愿景,可以有效激发员工的热情和斗志,调动他们的积极性。

 

  ②描绘未来系统功能 未来系统的功能基于企业的愿景规划,可以将所希望的系统功能列在一张表上,以此作为选择ERP软件的依据。

 

  ③列出候选名单 从行业类别、生产类型、企业规模、技术平台四个方面选择候选供应商。

 

  ④缩小范围到四至六个供应商 通过访谈进一步了解每个供应商的产品和服务,结合自身需求,选择符合本企业的四到六个供应商。

 

  ⑤向供应商征求建议书 征求建议书必须包含企业需要的系统功能清单和轮廓,要详细列出系统目标、系统范围、必须满足的条件规格、必须支持的软硬件环境等。

 

  ⑥供应商回应建议书 在这一阶段有些供应商可能不会回应企业,这说明他们所提供的产品与服务和企业的要求相差甚远,可以不再考虑这些供应商,而将精力集中在做出回应的供应商。

 

  ⑦选择佳的三个供应商 企业可以成立一个ERP软件选型委员会,从已签约客户、是否容易实施、软件品质、供应商服务等方面对每个备选供应商进行考察,选择符合要求的三个供应商。

 

  ⑧产品展示 供应商必须通过一些测试资料将其ERP系统实际展示给企业,使其能够实际了解每种产品的界面、操作方法及其优缺点。

 

  ⑨选择佳方案 目的是使用某种方法从三个备选供应商中选出适合本企业的供应商,这将直接影响到企业ERP项目的成败。

 

  ⑩正式规划实施 与所选定的供应商正式签订合同,并起草相关的实施计划,准备实施ERP软件。

 

  ERP软件选型必须基于企业的IT战略规划。IT战略规划是为满足企业经营需求、实现战略目标,由高层领导、信息系统技术专家、信息系统用户代表根据企业总体战略的要求,对企业信息系统的发展目标和方向所制定的基本谋划。IT战略规划有两点含义:,IT战略要与组织战略相一致,要在较长时期内作为企业信息系统建设的依据;第二,IT项目选择要基于IT战略,要符合IT战略的要求ERP选型必须考虑IT战略的要求,注意同现有系统集成,避免信息孤岛,有效降低维护费用和实施风险,提高实施效益。

 

  3 ERP软件选型方法

 

  ERP软件选型过程中选择佳方案是为关键的步骤。为此,需开发科学的选型方法,综合考虑各方面因素,努力得到量化的结果。量化的过程可以采用层次分析法或综合评价法。

 

  3.1 ERP软件选型需要考虑的因素

 

  通过大规模文献回顾,本文将ERP软件选型中需要考虑的因素分成四大类:ERP软件质量、ERP供应商情况、企业自身情况、成本和预期效益,每一类又由若干子因素组成。

 

  3.1.1 ERP软件质量 判断ERP软件的质量可以从技术、功能、易用三个方面考虑。在技术方面,高质量的ERP软件不仅要符合主流技术,而且还要具备兼容性好。采用标准化软件结构。能够整合不同软硬件等特征。此外,是否采用先进的系统技术架构、软件内部的集成水平。二次开发工具水平也是判断ERP软件质量高低的依据。在功能方面,Langenwalte首先强调了ERP软件的弹性,主要体现在扩充性和与其他系统的集成性两方面。由于企业在选择ERP软件时更看重软件具有什么功能。能否解决企业目前需求,因此软件功能的完备性。是否具备完整的软件文档,以方便二次开发和软件维护,将是判断软件质量的重要依据。这里完备性指明了ERP软件功能满足企业需求的程度。在易用方面,ERP系统包含了企业管理的各个方面,是一个典型的企业全局级应用,因此软件是否易于实施将从根本上决定了软件的质量。除此之外,操作界面一致。具有较好的亲和力。操作流程简单明了也是判断ERP软件质量的重要标志。

 

  综合上述研究,本文认为ERP软件质量主要包括标准化软件架构、二次开发工具水平、软件弹性、软件内部集成水平、软件功能完备性、软件易用性等六个子因素。

 

  3.1.2 ERP供应商情况 ERP系统的复杂性决定了实施的长期性,因此选择具有广泛行业知识。完整和长期的服务计划、全面技术支持和稳定财务结构的供应商将是成功的重要保障。了解供应商行业知识是否丰富的途径之一是看供应商实施本行业ERP项目的数量及其成功率。在服务计划方面,薛恒新强调了系统实施服务质量和供应商合作态度的重要性。对于系统实施服务质量,一个可行的方法是考察签约客户的实施结果、实施工作水平和实施顾问水平;而对于供应商合作态度,则可以通过签约企业反映,从顾客满意度。供应商对用户的教育和培训。实施指导和帮助是否得力。供应商对用户的技术支持是否及时有效等方面进行考察。此外,ERP系统作为一种管理软件只能支持同时代先进的管理思想,为了适应日后管理的需求,企业必须选择一个能不断发展、不断增容新管理理念的软件。为此,供应商管理设计能力和软件系统设计能力也是必须考虑的因素。从项目实施的角度看,ERP系统实施是一个长期的过程,在这样一个过程中,沟通良好、回应迅速且不间断是非常重要的,为此,企业在选择管理软件,尤其是国外软件时,必须特别注意供应商的本地化服务能力和成为企业长期合作伙伴关系的潜力。

 

  综合上述研究,本文认为供应商情况主要包括供应商相关行业知识。系统实施服务质量。供应商合作态度。供应商技术支持能力。供应商管理设计能力和软件系统设计能力。成为企业长期合作伙伴的潜力等六个子因素。

 

  3.1.3 企业自身情况 Holland&Light首先强调了企业现有系统的问题将会影响到ERP软件的选择。如果现行系统非常复杂,使用多个平台和不同的程序,则企业在导入ERP之后面临的技术和组织上的改变将会很大。为此,企业必须要有进行变革的心理准备,并选择能和现有系统有效集成的ERP软件系统。从需求的角度看,ERP软件的选择要与企业的需求相适应。

 

  企业的需求具有层次性,高层需求是企业的IT战略规划,也就是系统选择要与企业的发展战略相一致,要有利于企业目标的实现。低层需求就是企业的具体需求,选择的标准就是适应具体需求,避免ERP实施过程中投资不足和投资过渡现象的发生。从企业规模和类型来看,由于不同规模的企业具备不同的特点,具体而言大型企业内部分工较细,而中小型企业内部分工较粗,这必然会产生内部需求的不同,因此,企业规模也是ERP软件选型时需要考虑的因素。此外,还必须考虑所处行业和生产类型对ERP软件选型的影响。除了以上所述之外,管理技术水平、员工素质、经济实力也是必须考虑的因素。

 

  综合上述研究,本文认为企业自身情况主要包括企业管理技术水平。员工素质。经济实力。生产类型。与现有系统的集成。IT战略规划等六个子因素。

 

  3.1.4 成本和预期效益 ERP成本主要包括软件价格、维护费用、教育培训费用、项目咨询费用。必要的基础设施费用、其他实施费用等。尽管知名ERP软件供应商拥有强大的财务支持,且具备足够的持续改良产品的能力,但这些供应商的产品往往售价较高,导入过程更加复杂,这意味着选择这类软件会产生较大的维护成本和教育培训的成本。项目咨询费用是企业为成功实施ERP项目,在选择和规划系统实施过程中聘请咨询顾问的支出,通常占整个项目投资的10%~20%。必要的基础设施费用包括购买PC、服务器、打印机、网络设备以及操作系统和数据库管理系统的费用。而其他实施费用则包括雇佣临时雇员或为现有雇员支付加班费用等。企业实施ERP的预期效益可以通过内部收益率。动态投资回收期等间接衡量。这里内部收益率是使成本和效益在确定的计算期内持平的贴现率。动态投资回收期是在考虑了资金时间价值的基础上,以标准贴现率计算出来的成本回收期。

 

  综合上述研究,本文认为成本和预期效益主要包括项目总成本、内部收益率、动态投资回收期等三个子因素。其中,项目总成本是ERP项目的所有预期成本,包括软件价格、软件维护费用、员工教育培训费用、项目咨询费用、必要的基础设施费用、其他实施费用等。

 

  3.2 ERP软件选型评价指标体系

 

  本文以ERP软件质量、ERP供应商情况、企业自身情况、成本和预期效益及其子因素为基础,构建了ERP软件选型评价指标体系。

 

  3.3 层次分析法评价实例

 

  层次分析法的基本思想是按照问题要求建立起一个描述系统特征的内部独立的递阶层次结构,再通过两两比较的方式确定层次中诸因素相对于上一层因素的重要性,后求得层次结构中底层因素相对于高层目标的权重。

 

  采用层次分析法解决ERP软件选型的问题可以按照如下步骤进行:

 

  ①设计目标层、准则层、指标层,分别用U、Ui、Uij表示。

 

  ②设计备选方案层,分别用S1,S2,S3表示。

 

  ③选择方案成偶比较,即针对指标层每一个指标设计判断矩阵进行备选方案的成偶比较,计算备选方案在各指标下的重要性排序,并进行一致性检验。

 

  ④准则成偶比较,即针对每一个准则设计判断矩阵进行两两成偶比较,终计算出指标层元素相对于目标层的重要性序列,并进行一致性检验。

 

  ⑤根据步骤③和④的结果计算各选择方案相对于目标层的重要性序列。

 

  ⑥选择权重大的方案为终方案。

 

  某企业经过ERP初步选型后,决定从A、B、C三个供应商中选择终合作伙伴。按照层次分析法的步骤可计算出备选方案对各指标的重要性排序。

 

  计算指标层指标相对于目标层重要性序列的过程是先计算准则层相对于目标层的重要性序列和指标层相对于所属准则层的重要性序列,然后再求得终结果。按照这一过程。

 

  由于CR=0.0301<0.1因此指标层各指标对于目标层的重要性序列具有满意的一致性。将各指标下的选择方案权重同各指标相对于目标层的权重的乘积求和,终求得各方案在图2指标体系下的重要性序列。

 

  供应商B的权重大,因此可以优先选择该供应商为合作伙伴。

 

  4 结论

 

  ERP软件选型对ERP项目的成功至关重要,为此必须遵循科学的选型过程和高效的选型方法。本文提出的选型过程和选型方法是在大规模文献回顾的基础上得到的,同时又兼顾企业的实际应用情况。企业可以在ERP软件选型评价指标体系的基础上使用层次分析法或模糊综合评价法等进行相应的数据处理,选择佳供应商。

 

 

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